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制度名 公司会议规程 电子文件编码 GLZD012 页码 3-1 第一条 目的 本规程旨在明确本公司会议的运营原则,确定会议运营的基本事项,以提高会议的效率与效果。

第二条 适用范围 本规程适用于公司内部的所有会议。会议的召集、运营和记录要领适用于附录所列各类会议,同时亦可作为其他会议的参照。

第三条 一般原则 1.减少会议次数原则 (1)对各类会议是否有必要召开,需严格审查,如通过个别联系、协商或请示,能够解决的问题,原则上不召开会议讨论。

(2)严格限定出席会议人数。

2.严守时间原则 (1)会议主持人会前须向与会者通报有关事项,听取有关人员意见。主持人和会务工作者须提前进入会场。

(2)按通知时间准时开会。

(3)按通知时间准时结束会议。

3.会议通知的明确性原则。

(1)在会议通知上,必须明确写明:
①月日和星期;

②开始时间;

③结束时间;

④场所;

⑤出席人;

⑥会议议题和准备事项。

(2)利用内部通讯系统(广播、电话等)下达会议通知,须在会前由总务科下达。

签发人 责任人签名 制度名 公司会议规程 电子文件编码 GLZD012 页码 3-2 4.缺席迟到的事前联络原则 (1)因客观原因而缺席或迟到时,必须事先与主持人(或召集人)联系。

(2)会前尽量不安排会客和接打电话,以免影响按时与会。

5.效率性原则 (1)事先安排好会场,确定座序,确定会议记录人。

(2)事前向与会者分发有关会议资料(一般应提前两天)。

(3)必要时需限定发言时间。

(4)主持人有权中断游离会议议题的发言。

第四条 召开会议要领 决定会议时间与场所 1.会议决定 下月会议日程,原则上依照“例会一览表”,由各科科长向总务科提出申请,每月20日前由部长会议作出最终决定。

2.公布月度会议安排 依据会议日程,由总务科编制“月度会议预定表”,在公司公告栏上公布,并分发各科。“月度会议预定表”需列示会议时间、场所、主要议题和与会人。

3.会议日程变更通知 当会议时间、地点等发生变化时,总务科必须迅速发出变更公告,或个别通知有关人员。

第五条 会议运营要领 会议运营的核心是提高会议的效率。

第六条 会议记录要领 1.明确机密事项 签发人 责任人签名 制度名 公司会议规程 电子文件编码 GLZD012 页码 3-3 会议主持人需向会议记录人明确机密事项的范围及处理注意事项。

2. 统一记录用纸 会议记录用纸应统一编号,便于装订和复制。

3.会议记录保管 会议记录原件应由专人负责保管。

4.注意事项 会议记录除记载会议时间、场所、出席人、议事内容外,还要简洁 地记录会议结论、主要意见和议事过程。

签发人 责任人签名